Orçamento odontológico: do preço certo ao sim do paciente

Orçamento odontológico é o documento mais caro da sua clínica, e quase ninguém trata ele assim. O paciente que ouviu R$4.800 e disse "vou pensar" não foi embora por causa do preço. Foi embora porque o orçamento foi para uma pasta e ninguém ligou na quinta-feira.

Isso acontece porque a maioria das clínicas encara o orçamento como conta de somar: procedimento mais procedimento, imprime, entrega. Só que o orçamento tem três momentos, e os três decidem se vira tratamento: o número que você monta, a forma como apresenta e o que acontece nos dez dias seguintes. Este post trata dos três, com a conta aberta.

O que é um orçamento odontológico (e o que ele não é)

Orçamento odontológico é a proposta comercial do tratamento: quais procedimentos, em que ordem, por quanto, em que condições de pagamento e por quanto tempo aquele valor vale. Ele nasce do plano de tratamento, mas não é o plano.

A confusão custa aprovação. O plano de tratamento é o documento clínico: diagnóstico, fases, sequência, prazo de cada etapa. O orçamento é a tradução disso em dinheiro e decisão. Quando a clínica entrega os dois misturados numa folha só, o paciente recebe uma lista de siglas com um total no fim, e decide olhando só o total. Como montar o documento clínico, fase por fase, está no post sobre plano de tratamento odontológico. Aqui o assunto é o preço e o sim.

Como fazer um orçamento odontológico: a conta que vem antes do preço

Preço de tratamento que vem da tabela do concorrente, do "sempre cobrei isso" ou do valor do convênio multiplicado por dois não é preço. É chute com duas casas decimais. O preço correto nasce de quatro parcelas: hora clínica, material, laboratório e o que sai antes de o dinheiro chegar.

Um exemplo para deixar a conta visível. Uma clínica com custo fixo de R$40.000 por mês (aluguel, equipe, software, energia, pró-labore do dentista) e duas cadeiras produzindo 80 horas cada tem 160 horas clínicas no mês. Custo da hora clínica: R$250. Uma coroa que ocupa duas horas de cadeira custa R$500 de cadeira, mais R$400 de laboratório, mais R$60 de material: R$960 antes de qualquer margem.

Agora o que sai antes de entrar: imposto e taxa de cartão. Com 12% entre os dois, cobrar R$1.800 deixa R$1.584 na conta, e a margem real é R$624 por coroa, não os R$840 que aparecem na calculadora. Cobrar R$1.300 "para fechar" leva a margem para R$184. Quem nunca fez essa conta está dando desconto sobre um lucro que não existe. O custo da hora clínica e os outros cinco números que o dono precisa acompanhar estão no post sobre gestão de clínica odontológica.

Tabela de preços odontologia: por que a sua não pode ser a do vizinho

Tabela de preços de odontologia é documento interno. Ela existe para que todo orçamento da clínica saia com o mesmo valor para o mesmo procedimento, independente de quem atendeu e de quanto o paciente parecia poder pagar. Clínica sem tabela tem três preços para a mesma coroa, e o paciente descobre isso na sala de espera.

Três regras para a tabela funcionar:

• Nasce da sua hora clínica, não da tabela da clínica da esquina, que tem outro aluguel, outra equipe e outra margem.
• Separa particular de convênio. O valor do convênio é o que a operadora paga; o particular é o que o seu custo exige. Misturar os dois faz a clínica vender particular a preço de convênio sem perceber.
• Revisão a cada seis meses, com o custo fixo atualizado. Laboratório e material sobem; a tabela de dois anos atrás, não.

Quem apresenta o orçamento odontológico e onde

A pergunta que os blogs de software adoram responder é "dentista ou recepção?". A resposta certa é: duas pessoas, dois papéis. O dentista apresenta o clínico, na cadeira ou na sala: o que foi encontrado, o que acontece se não tratar, qual a sequência. Quem apresenta o valor, as condições e o prazo é alguém com função comercial, numa mesa fora do fluxo da recepção, sem fila atrás.

Isso resolve dois problemas de uma vez. O dentista não precisa negociar, o que protege a autoridade clínica dele. E o paciente não recebe o número no balcão, com outra pessoa ouvindo, enquanto a secretária atende o telefone. Clínica de uma cadeira só, sem comercial, faz o próprio dentista apresentar o valor, mas na mesa, sentado, depois da parte clínica, nunca com a mão na porta.

E o WhatsApp? Serve para registrar o que foi apresentado e para o paciente mostrar em casa. Nunca para apresentar pela primeira vez. Orçamento que chega como PDF em mensagem é lido no total e respondido com silêncio, e silêncio não tem objeção para tratar.

Modelo de orçamento odontológico: o que precisa estar no papel

O modelo de orçamento odontológico que aprova tem o que a lei exige e o que a decisão exige. A parte da lei vem do artigo 40 do Código de Defesa do Consumidor: discriminação do valor da mão de obra, dos materiais e equipamentos, condições de pagamento e datas de início e término. O parágrafo 1º fixa a validade em dez dias a partir do recebimento, salvo outra estipulação, e o parágrafo 2º diz que, aprovado, o orçamento obriga as duas partes.

A parte da decisão é o que a maioria dos modelos não tem:

• Fases com valor próprio. Total do tratamento e valor da fase 1, que é a única que o paciente precisa aprovar hoje.
• Duas opções, não cinco. O caminho recomendado e uma alternativa clínica aceitável, com a diferença explicada. Mais que isso vira cardápio, e cardápio adia decisão.
• Prazo de validade escrito, com data. Não é pressão, é a regra do artigo 40, e é o motivo legítimo da ligação de retomada.
• Formas de pagamento com o parcelamento calculado, para o paciente não ter que fazer conta de cabeça na sua frente.
• Nome de quem apresentou e campo de aceite. Orçamento sem dono não tem quem ligue depois.

O que não entra no modelo, em nenhuma linha: "resultado garantido", "sorriso perfeito" ou qualquer promessa de resultado. O Código de Ética Odontológica veda promessa de resultado, e orçamento é documento assinado.

Como apresentar o orçamento odontológico sem derrubar a aprovação

A ordem da conversa importa mais que o valor. Quem começa pelo preço vende preço. A sequência que funciona é: o que foi encontrado, o que acontece se esperar, o que vai ser feito e em que ordem, e só então quanto custa e como paga.

Quatro cuidados na hora do número:

• Fale o total e a fase 1 na mesma frase. "O tratamento completo fica em R$4.800, e a primeira etapa, que resolve a dor, é R$1.200."
• Depois do valor, silêncio. Quem fala primeiro depois do preço é quem explica demais, e explicar demais soa como desculpa.
• Desconto não abre a conversa. Se ele existir, é condição de pagamento (à vista, fase fechada), nunca a primeira resposta ao "está caro".
• Trate a objeção, não o preço. "Está caro" quase nunca é sobre o valor; o que responder está no post sobre técnicas de vendas para clínica.

Orçamento parado: os dois toques que recuperam o sim

Aqui está o dinheiro que a clínica já pagou para gerar e deixa na pasta. O paciente que recebeu orçamento e não aprovou já sentou na cadeira, já confiou no diagnóstico e já ouviu o preço. A distância entre ele e a agenda é uma conversa, e a conversa tem dia marcado.

Toque 1, dois dias depois: pergunta, não cobrança. "Ficou alguma dúvida sobre a primeira etapa?" Toque 2, perto do fim da validade: motivo concreto. "O orçamento vence sexta; se fizer sentido, seguro o valor e já deixo o horário da primeira sessão." Dois toques, motivos diferentes, registrados com data e resposta. A régua completa por faixa de tempo está no post sobre follow-up de vendas.

O motivo de isso não acontecer na maioria das clínicas não é má vontade: é que ninguém tem essa função. A recepção está com o telefone tocando e o paciente na porta, e ligar para orçamento parado é sempre a tarefa de amanhã. É exatamente a lacuna que um CRC para clínicas preenche: alguém cuja única tarefa é retomar quem já ouviu o preço e transformar isso em consulta marcada. Nas 76 clínicas e consultórios que já passaram pela Pulsar, o orçamento parado é a alavanca mais barata que a gente encontra, e a mais ignorada, como mostra o post sobre agenda cheia na clínica.

Por que o preço do orçamento não vai para o anúncio

Preço é assunto de orçamento, não de propaganda. O artigo 44 do Código de Ética Odontológica lista entre as infrações anunciar preço de serviço, modalidade de pagamento e promoção, e a Resolução CFO-196/2019 estende as mesmas regras às redes sociais. Isso vale para "implante a partir de R$", "clareamento em promoção" e para o story com valor.

Na prática isso ajuda, e não atrapalha. O anúncio vende a avaliação; o orçamento, apresentado na mesa, vende o tratamento. Quem põe preço no anúncio atrai quem compara preço e ainda responde por infração. O que pode e o que não pode está detalhado no post sobre propaganda para dentista.

Os números do orçamento que o dono olha toda semana

Orçamento é processo, e processo tem número. Cinco bastam: orçamentos apresentados, aprovados, valor médio do aprovado, dias entre apresentação e decisão, e quantos dos parados foram retomados com os dois toques. Quem apresenta 40 por mês e aprova 14 tem um problema de apresentação ou de retomada, e os cinco números dizem qual.

Esses números só existem se cada orçamento ficar registrado com valor, data, responsável e desfecho, e não numa pasta de papel. A leitura por profissional e por faixa de valor, que mostra onde a aprovação cai, está explicada no post sobre plano de tratamento, no trecho sobre taxa de aprovação.

Perguntas frequentes sobre orçamento odontológico

Qual a validade de um orçamento odontológico? Dez dias a partir do recebimento, salvo estipulação em contrário, pelo artigo 40, parágrafo 1º, do Código de Defesa do Consumidor. Escreva a data no documento.

Orçamento odontológico pode ser enviado pelo WhatsApp? Pode, como registro do que já foi apresentado pessoalmente. Como primeira apresentação, não: o paciente lê só o total e responde com silêncio.

Quem deve apresentar o orçamento, o dentista ou a recepção? O dentista apresenta a parte clínica; o valor e as condições, alguém com função comercial, numa mesa fora do fluxo. Sem comercial, o próprio dentista, sentado, depois da parte clínica.

Posso dar desconto no orçamento odontológico? Pode, como condição de pagamento definida na tabela (à vista, fase fechada), nunca como resposta improvisada ao "está caro". Antes, faça a conta da margem real com imposto e cartão.

Posso divulgar o preço do tratamento no Instagram? Não. O Código de Ética Odontológica veda anunciar preço e promoção, e a Resolução CFO-196/2019 aplica a regra às redes sociais.

Como aumentar a aprovação de orçamento? Preço que nasce da hora clínica, apresentação em fases com o valor da fase 1 na frente, mesa fora do fluxo e dois toques de retomada com data. A maioria das clínicas melhora mais na retomada do que no preço.

O que fazer nesta semana: calcule a sua hora clínica, refaça a tabela em cima dela, separe a apresentação clínica da comercial e puxe a lista de todo orçamento apresentado nos últimos 30 dias que não virou tratamento. Essa lista é a agenda mais barata que você tem. Se quiser que alguém retome cada um deles com processo e número, é o que o time comercial da Pulsar faz todo dia. Peça um diagnóstico gratuito.